Privacyreglement

Artikel 1. Begripsbepalingen 
Cursist: individueel, natuurlijk persoon ingeschreven bij Fairfield College bv als zijnde cursist of ex-cursist die lessen volgt of heeft gevolgd bij Fairfield College B.V.
Registratie: het gestructureerd bestand van persoonsgegevens.
Beheerder: de registratie van persoonsgegevens wordt door medewerkers van Fairfield College B.V. beheerd.
Derde: ieder, niet zijnde de ‘betrokkene’ of de ‘beheerder’ van persoonsgegevens WBP: de wet Bescherming Persoonsgegevens DUO: de Dienst Uitvoering Onderwijs.


Artikel 2. De verantwoordelijke
De directie van Fairfield College B.V. is de verantwoordelijke voor de uitvoering van de WBP.


Artikel 3. Toepassingsgebied

  1. Dit reglement is van toepassing op de handmatige en geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens binnen Fairfield College B.V.
  2. Dit reglement is van toepassing op particuliere cursisten die door de overheid (gemeenten, UWV) in contractopdracht worden verwezen naar Fairfield College B.V.
  3. Dit reglement is tevens van toepassing op alle door derden verwezen cursisten, ook al is de verwijzer in het bezit van een privacyreglement.


Artikel 4. Doel van het verzamelen van persoonsgegevens
Het verzamelen van persoonsgegevens heeft tot doel:

  1. Registratie van cursisten bij aanmelding en beëindiging van de cursus.
  2. Registratie van cursisten bij intake en toetsing.
  3. Registratie van deelname bij DUO in Groningen ter verkrijging van een lening in het kader van de Wet Inburgering.
  4. Registratie van start- en einddatum van de trajecten per cursist.
  5. Vastleggen van de studievoortgang.
  6. Het voldoen aan wettelijke voorschriften inzake het aanleveren van informatie in het kader van het Keurmerk Inburgeren.
  7. Het aanleveren van cursistgegevens in het kader van het tevredenheidsonderzoek inzake certificering Keurmerk Inburgeren.
  8. Het aanleveren van resultaatgegevens aan derden, zijnde opdrachtgevers, omschreven in de Wet Inburgering 9. Registratie van en de behandeling van klachten. In alle andere voorkomende situaties worden persoonsgegevens van de cursisten slechts verwerkt met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene(n).


Artikel 5. Beveiligingsmaatregelen

De verantwoordelijke treft de nodige maatregelen opdat persoonsgegevens juist, nauwkeurig, toereikend en niet bovenmatig zijn, hierbij gelet op de gestelde doelen waarvoor zij verzameld worden.

  1. De verantwoordelijke voert passende technische en organisatorische maatregelen uit om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Dit betekent een dossierbeveiliging door de dossiers op te bergen in afgesloten kasten.
  2. Toegang tot het geautomatiseerde systeem is alleen mogelijk middels een wachtwoord.
  3. Toegang tot de persoonsgegevens hebben slechts die medewerkers die uit hoofde van hun functie met de cursisten in contact zijn (zie artikel 8).


Artikel 6. Ondubbelzinnige toestemming
De cursist wordt geïnformeerd over het doel van de registratie van persoonsgegevens. De betrokkene moet uit vrije wil toestemming geven voor registratie. In bepaalde situaties verklaart de betrokkene bij ondertekening van een cursusvoorstel dat hij akkoord gaat met het feit dat de persoonsgegevens en verwerking van resultaatgegevens naar derden gaat. Dit gebeurt in het geval van:

  1. Een cursusvoorstel bij de Wet Inburgering (wettelijke plicht).
  2. Een cursusvoorstel in opdracht van derden, zowel de publieke als de private derden.

In gewijzigde of nieuwe situaties waarin de persoonsgegevens verwerkt worden, dient toestemming gevraagd te worden aan de cursist.

Cursisten hebben recht op inzage in de vastgelegde persoonsgegevens.


Artikel 7. Registratie

1. – In de registratie worden geen andere gegevens opgenomen dan hieronder vermeld:

– Achternaam, voornamen, voorvoegsels en geslacht van geregistreerde
– Geboortedatum en geboorteplaats
– Huisadres met postcode, telefoonnummer, e-mailadres
– Bankrekeningnummer
– Burgerservicenummer (BSN)
– Naam en adres van de verwijzende instantie met de naam van de contactpersoon (indien    van toepassing)
– Gegevens betreffende de cursus en de cursusvorm
– Gegevens betreffende het verloop van de cursus alsmede de behaalde toets- en examenresultaten

– Andere dan onder 1. bedoelde gegevens waarvan de opneming wordt vereist ingevolge van de toepassing van enig wettelijk voorschrift.
– Een uniek registratienummer gekoppeld aan de hierboven vermelde gegevens.

2. De in het voorgaande lid bedoelde soorten van gegevens worden alleen opgenomen in de registratie voor de categorie personen die bij Fairfield College B.V. zijn ingeschreven als cursist, teneinde bij Fairfield College B.V. scholing te volgen en/of vormen van toetsing en/of examens af te leggen, dan wel scholing te hebben gevolgd en/of vormen van toetsing en/of examens hebben afgelegd.

3. De cursist mag verzoeken om zijn gegevens te corrigeren of bij te stellen. Derden, aan wie gegevens zijn verstrekt, worden van de wijzigingen op de hoogte gebracht.


Artikel 8. Toegang tot registratie
De volgende functionarissen zijn bevoegd persoonsgegevens aan de registratie toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen:

1. De beheerder.
2. Medewerkers van Fairfield College B.V.


Artikel 9. Informatieverstrekking binnen Fairfield College bv
Aan de volgende instanties/registraties kunnen periodiek categorieën persoonsgegevens als bedoeld in artikel 7 worden doorgegeven:

1. Hoofd administratieve organisatie ten behoeve van het jaarverslag of audit Keurmerk. Genoteerd worden: naam, geslacht, geboortedatum, gevolgde opleiding, examenresultaat.


Artikel 10. Informatieverstrekking aan derden

A. Aan de volgende instanties buiten Fairfield College B.V. worden gegevens uit de persoonsregistratie verstrekt voor het daarbij vermelde doel met inachtneming van de daarbij aangegeven beperkingen:

1. Werkgever van de cursist, voor zover de cursist door de werkgever is aangemeld.
2. Verwijzende instantie of organisatie. Gegevens worden verstrekt op basis van hetgeen overeengekomen is in het cursusvoorstel: achternaam, voornaam, gegevens betreffende het verloop van de cursus alsmede de toets- en/of examenresultaten en aanwezigheidsregistratie.

B. Buiten de in artikel 10 A genoemde instanties kunnen door Fairfield College B.V. van de registratie
bepaalde gegevens verstrekt worden aan categorieën personen of instanties die zorgdragen voor:

1. Het instellen van vorderingen in opdracht van en namens Fairfield College B.V.
2. De behandeling van geschillen.
3. Het verrichten van een accountantscontrole.


Artikel 11. Bewaarperiode persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden maximaal drie jaar na beëindiging van de cursus bewaard.


Artikel 12. Benaming
Dit reglement kan worden aangehaald als “Privacyreglement”.

 
 
Hilversum, 26 maart 2014